Was ist eigentlich ein DMS?

DMS heißt Dokumentenmanagementsystem. Ein DMS System kann zur erheblichen Leistungssteigerung Ihres Unternehmens beitragen. Wenn es richtig eingesetzt ist und  individuell auf Ihre Bedürfnisse abgestimmt ist. Es dient dazu, sämtliche Dokumente, ob in gedruckter oder digitalen Form abzulegen zu archivieren und auf schnellstem Wege wiederzufinden. Also Ihre Dokumente zu „managen“. Egal ob Verträge, Rechnungen, Lieferscheine, Briefe, Faxe oder E-Mails.

Was bringt mir ein DMS für mein Unternehmen?

Sie sparen nicht nur Zeit, Geld und Platz für Ihr Unternehmen sondern auch einen erheblichen Wettbewerbsvorteil gegenüber Ihren Konkurrenten. Schließlich sind  Sie nicht damit beschäftigt, den Keller nach einem bestimmten Dokument zu durchstöbern.

Durch den Aufbau eines digitalen Archivsystemsystems stehen Ihnen die Dokumente in sekundenschnelle zur Verfügung. In der Praxis bedeutet das, dass Sie jederzeit wenn ein Kunde anruft, auf alle Korrespondenzen zugreifen können. Auch bei Krankheit eines Mitarbeiters können Sie auf alle Dokumente zugreifen und sind auf dem neuesten Stand und können entsprechend reagieren.

Meine Mitarbeiter wollen aber keine neuen Systeme?

Zum Glück merkten Ihre Mitarbeiter nichts von dem neuen System. Unser DMS erscheint als normales Netzlaufwerk bzw. als Windows-Explorer für Ihre Mitarbeiter. Sie können also trotz DMS wie gewohnt weiter arbeiten. Z.B. direktes Speichern und Öffnen von Dokumenten mit den üblichen Befehlen der Anwendungen.

Ich hab keine Zeit für aufwendige Schulungen und Einarbeitungen?

Brauchen Sie auch nicht. Da das DMS als normales Netzlaufwerk bzw. als Windows-Explorer angezeigt wird. Können Ihre Mitarbeiter ganz wie gewohnt arbeiten. Das bedeutet für Sie, aufwendige Schulungen oder lange Einarbeitungszeiten entfallen ganz oder werden auf ein Minimum reduziert.

Wird das DMS  an die Anforderungen und Arbeitsprozesse meines Unternehmens angepasst?

Selbstverständlich. In einem Workshop analysieren wir zusammen mit Ihnen Ihre Arbeitsprozesse. Danach erarbeiten wir Ihr DMS, sodass  Sie Ihre Dokumente effizienter erfassen und verwalten können,  sowie  Ihre Informationen sofort auffindbar sind.

Weiterhin werden die Dokumente revisionssicher abgelegt und sensible Daten werden geschützt. Das heißt, keine kostenintensiven Integrationen und Anpassungen an bestehende und zukünftige Anwendungen.

Wie kompatibel ist das DMS zu meinen bestehenden Systemen?

Das DMS wird so in Ihre bestehenden Systeme eingearbeitet, dass alle Systeme kompatibel zueinander sind und als Einheit zur Automatisierung Ihrer Arbeitsprozesse beitragen. Somit wird der Aufwand und die Kosten für die Handhabung Ihrer Dokumente erheblich gesenkt.